Wanderwochenenden für Gruppen organisieren – mit diesen 7 Tipps wird’s für alle eine tolle Zeit

Das macht ein Wanderwochenende in der Gruppe so besonders

Morgens um 7 am Bahnhof: Eine Gruppe Mädels in Wanderklamotten steht fröhlich schnackend in der Vorhalle. Alle sind trotz des frühen Aufstehens aufgekratzt, denn heute soll’s auf Tour gehen – wir wandern zwei Tage durch den Teutoburger Wald. Die Vorfreude ist uns allen deutlich anzumerken – doch worauf freuen wir uns eigentlich genau?

Auszeit und Entspannung – gemeinsames Wandern in der Natur hilft beim Abschalten

„Endlich mal raus – darauf hab ich mich seit Wochen gefreut!“, erzählt mir eine meiner Mitwanderinnen unterwegs. Sie ist beruflich stark eingespannt und hat auch mit ihrer Family viel um die Ohren. Unser Wanderwochenende gibt ihr die Möglichkeit, für kurze Zeit alles loszulassen und gleichzeitig etwas Aktives zu tun: Sich bewegen, die Natur genießen, neue Orte entdecken – das sind alles wertvolle Erlebnisse, die die Akkus auffüllen. Als Teil einer Gruppe kann sie sich gleichzeitig entspannen: Sie fühlt sich sicher und muss sich nicht um alles alleine kümmern. Und klar, der wunderschöne Teutoburger Wald wirkt ganz nebenbei seine wohltuende „nature magic“. 🙂

1. Die richtige Tour finden: Vertrau deinem Gefühl – und dann guck im Detail

Ich schicke mal direkt vorweg: Egal, was du für das Wochenende vorhast – du solltest selbst richtig Bock drauf haben. Mit halbgarer Motivation artet das Ganze nämlich sonst in recht viel „Arbeit“ aus.

Bei meinen bisherigen Wanderwochenenden war es immer so: Eine Region oder Strecke hat mich so angesprochen, dass ICH dort wandern wollte. Da die Umstände für eine eintägige Wanderung nicht ideal waren (An- und Abreise, Streckenführung), hab ich kurzerhand zwei Tage draus gemacht.

Wenn du jetzt andersrum rangehst – mehrere Tage sind gesetzt, Region ist noch unklar – gilt das gleiche Prinzip: Folge deinem Gefühl und such was aus, das zu DEINEN Vorstellungen passt. Erst dann schaust du dir die Details an:

Übernachtung

Auch dieser Punkt beeinflusst deine Route maßgeblich: Ggf. werden kürzere oder längere Etappen oder Umwege notwendig, um eine passende Unterkunft zu finden. Weitere Fragen, die zu klären sind:

• Hotel, Campingplatz oder Jugendherberge – worauf legen du und deine Mitwandernden wert? Was wollt ihr ausgeben? Gibt’s grundsätzlich genug Platz/(Einzel-)Zimmer für euch?
• Was könnt und wollt ihr auf eurer Tour an Gepäck tragen? Braucht es einen Gepäcktransport?
• Wie sieht es mit Abendprogramm aus? Gibt’s nette Restaurants in der Nähe? Einkaufsmöglichkeiten für Last-minute-Besorgungen? Wer nimmt welches Entertainment mit (Kartenspiel, Bluetooth-Lautsprecher…)?
• Habt ihr Zeit für ein ausführliches Frühstück oder gibt’s schnell was vom Bäcker? Ist ein Lunchpaket möglich oder eine Einkehr am zweiten Tag?

3. Buchung von Hotel, Campingplatz & Co. – mein bewährtes Vorgehen

Sobald ich mich für eine Unterkunft entschieden habe, reserviere ich ein Kontingent für alle Teilnehmenden auf meinen Namen. Diesen Punkt hake ich so früh wie möglich ab – vor allem, wenn alle in Einzelzimmern übernachten möchten. Die sind nämlich oft rar gesät. Bisher hab ich die Reservierung immer im direkten Kontakt, also per Mail oder Telefon gemacht. Der Grund:

Ich lasse mir ein Datum geben, bis zu dem die Zimmer/Plätze fest gebucht werden müssen. Bis dahin sind sie für mich reserviert, ohne dass schon Kosten anfallen. Ich vereinbare, dass die Unterkunft die Plätze nach diesem Datum selbstständig wieder frei gibt.

Meiner Wandergruppe schicke ich direkt nach der Reservierung alle Infos zu Unterkunft, Preisen, Kontaktdaten und dem spätesten Buchungsdatum. Danach buchen alle ihr Zimmer selbst.

Dieses Vorgehen hat mehrere Vorteile:

• Ich muss nicht für alle in Vorleistung gehen und bleibe auch nicht auf Kosten sitzen, wenn eine Übernachtung – aus welchen Gründen auch immer – nicht zustande kommt.
• Jede Person bestimmt selbst, wann und wie sie zahlen möchte, und bekommt dafür auch eine individuelle Rechnung.
• Die Buchung läuft nach dem Prinzip „first come, first serve“. Das ist zum Beispiel hilfreich, wenn es unterschiedliche Zimmerpreise oder -kategorien gibt. Jede Person bestimmt selbst, wie wichtig ihr ein günstiger Preis oder ein größeres Zimmer sind.
• Speziell für Wanderführende, die Geld für Ihre Leistungen berechnen: Du bietest so nur die Führung deiner Wanderung an und kombinierst sie nicht im anderen Leistungen wie Unterkunft oder Transport. Das würde dich nämlich zu einem Reiseveranstalter mit wesentlich umfangreicheren Pflichten machen, siehe Infokasten.
• Kurz vor dem spätesten Buchungsdatum checke ich mit meiner Wandergruppe bzw. dem Hotel, ob alle wie besprochen gebucht haben. Ggf. schicke ich noch mal einen Reminder.

Zur Anfahrt: Bei meinen Wanderungen reisen wir in der Regel gemeinsam mit Öffis an. Ich recherchiere einen passenden Zug oder Bus und schicke die Infos rum. Auch hier organisieren und zahlen die Teilnehmenden ihre Tickets selbst. Natürlich können sie auch entscheiden, auf andere Weise zum Startpunkt der Wanderung zu kommen – Hauptsache, sie sind pünktlich da, wenn’s losgeht. 😉

Für selbstständige Wanderführende: So umgehst du es, Reiseveranstalter zu werden

Reiseveranstalter haben bei uns in Deutschland umfangreiche Informations-, Leistungs- und Sicherungspflichten. Diese übersteigen häufig das, was selbstständige Wanderführende leisten können und möchten – vor allem, wenn sie Einzelunternehmende sind. Daher ist es wichtig zu wissen, was dich laut BGB zu einem Reiseveranstalter machen würde:

„Reiseveranstalter ist zunächst einmal jeder, der touristische Leistungen sowie Leistungen Dritter zu touristischen Angeboten zusammenfasst bzw. kombiniert und im eigenen Namen, auf eigene Rechnung und auf eigenes Risiko vertreibt, d.h. eine Pauschalreise organisiert, anbietet und erbringt (§ 651 a (1) BGB).“

Vereinfacht bedeutet das, dass du „nur“ deine Leistung als Wanderführer/in abrechnen und alle weiteren Dinge wie Anfahrt, Hotel und Verpflegung ausklammern solltest. Natürlich kümmerst du dich organisatorisch um Züge, Hotels und Restaurants, aber diese buchen und zahlen die Teilnehmenden selbst.

Disclaimer: Ich bin natürlich kein Rechts-Spezi für dieses Thema. So wie oben beschrieben, habe ich es in meiner Wanderführerausbildung gelernt. Weitere Infos zum Thema findest du hier:

4. Informationen effizient verteilen: Was muss wann kommuniziert werden? Und wie?

Ein Beispiel, bitte!

Hier findest du ein Beispiel für ein Wanderwochenende auf dem Hermannsweg, das ich 2024 im Hannoverschen Wander- und Gebirgsverein angeboten habe.

Und hier geht’s zu einem Blogbeitrag, in dem ich dir zeige, wie du eine Wanderausschreibung attraktiv formulieren kannst.

5. Packen für die Tour: Inspiration & Support können nützlich sein

Falls du bestimmte Touren regelmäßig anbietest, kannst du direkt eine Packliste mitschicken, auf der deine Empfehlungen draufstehen bzw. das, was du mitnimmst:

• Rucksackgröße
• Kleidung – wetter- und tourenabhängig
• Verpflegung – Essen und Getränke (ggf. Infos zu Auffüll- und Einkaufsmöglichkeiten, Einkehr, etc.)
• Sicherheitsrelevante Dinge – 1. Hilfe-Set, Stöcke, Schuhe, Sonnenschutz…
• Zusätzliches Equipment je nach Tour

Wenn du dich mit diesem Punkt komisch fühlst (oder nicht als Oberschlauberger rüberkommen willst ;-), dann frag vorher in die Runde, ob jemand Interesse an deiner Packliste hat.

6. Fröhlich unterwegs: So wird’s für alle ein schönes Wanderwochenende

Okay, die Orga steht, alles ist gepackt und deine Gruppe ist startklar am Treffpunkt. Kannst du deinen Hut jetzt absetzen? Als Wanderführerin oder Wanderführer: nein. Privat: Jein.

Gerade, wenn’s an die Action geht, ist es sinnvoll, dass du den Hut aufbehältst. Nicht nur, weil du die Route kennst und daher vermutlich auch die Navigation übernimmst. Auch, um zu gucken, dass es unterwegs allen gut geht. Klar, in einer privaten Gruppe bist du unter Gleichgesinnten, die sich vielleicht sogar kennen und so auch gut aufeinander achten können. Trotzdem würde ich davon nicht per se ausgehen. Daher mein erster Tipp:

Sprich vorm Losgehen an, wie’s laufen soll

Damit alle auf der gleichen Seite sind und mit einem guten Gefühl loslaufen können, sind ein paar einfache Regeln hilfreich, zum Beispiel:

• die/der Schwächste in der Gruppe bestimmt das Tempo
• bei starken Steigungen läuft jede/r so, wie er oder sie es braucht und ihr trefft euch an einem bestimmten Punkt
• Vorauslaufen ist okay, solange regelmäßig auf die anderen gewartet wird
• wenn jemand in die Büsche muss, vorher einer anderen Person Bescheid sagen
• wenn jemand eine Pause braucht, es Fragen gibt oder sonst etwas ist, sagt sie oder er Bescheid

Wie wäre es mit etwas Entertainment?

Dieser Punkt ist ein totales Nice-to-have – sowohl für Wanderführende als auch private Gruppen. Wenn dir danach ist und der Weg es hergibt, kannst du unterwegs kleine Programmpunkte einbauen:

• Spannende Infos zu Sehenswürdigkeiten und Highlights teilen
• Lokale Geschichten, Märchen oder Sagen erzählen/vorlesen
• Ein Quiz oder Bingo machen
• Einen Teil des Wegs schweigend wandern oder andere Achtsamkeitsübungen einbauen
• Lockerungsübungen machen

Bleib flexibel und behalte die Freude im Blick

Wenn sich diese Punkte für dich jetzt so anhören, als müsstest du jeden kleinsten Fitzel einer Tour vorausplanen, im Auge behalten und allein bestimmen: Das mein ich nicht und das würde so einem Wochenende auch nicht gerecht werden. Im Gegenteil, es hört sich für alle Beteiligten ziemlich anstrengend an. 😉

Behalte dir in jedem Fall die Flexibilität, Dinge on the go anzupassen und deine Mitwandernden aktiv in Entscheidungen mit einzubeziehen. Beispiele:

• Du hast einen schicken Pausenplatz ausgeguckt, aber ihr habt alle vorher schon Schmacht. Besprecht gemeinsam, ob ihr bis dahin durchzieht oder euch einfach auf den nächsten Baumstamm hockt.
• Die Wanderung dauert länger als geplant. Durch eine Abkürzung könntet ihr euer Restaurant-Date pünktlich schaffen/den nächsten Zug erreichen/es für heute gut sein lassen. Stimmt ab, ob ihr die Abkürzung nehmen wollt.
• Eine Mitwanderin fühlt sich schlapp und möchte vorher aussteigen. Findet gemeinsam eine Möglichkeit, wie sie das tun kann ohne dass es die ganze Gruppe betrifft.

7. Nach der Tour: Was kommt jetzt?

„Okay, wow! Was für ein super Wochenende! Das machen wir nochmal, oder?!“

Diese Reaktion hätten wir doch alle gern. Und ich wünsche dir sowas von, dass dein Wanderwochenende genau so endet! Hier noch ein paar abschließende Dinge, die du nach dem Wochenende tun kannst:

Bildnutzung klären: Dieser Punkt ist speziell für Wanderführende gedacht. Wenn du Bilder von und mit deiner Wandergruppe öffentlich nutzen willst – auf deiner Website, deinen Social Profilen oder sonst wo – dann solltest du auf jeden Fall das Einverständnis der Leute einholen. Sowohl der Abgebildeten als auch der Fotografen. Eine Frage in die Runde reicht meistens aus.

Ideen notieren: Oft kommen während einer Tour weitere Ideen für Unternehmungen auf. Schreib dir diese Ideen auf, so dass du sie direkt parat hast, wenn es heißt „Wann machen wir eigentlich wieder so ein tolles Wanderwochenende?!“

Ich wünsch dir ganz viel Spaß bei der Planung! 🙂